À tout compte au DIRO est associé une adresse courriel. Nous insistons d'abord sur quelques points importants.

1. Il est très important de consulter fréquemment les messages reçus à cette adresse. Les professeurs s'en servent régulièrement pour communiquer des informations en lien avec leurs cours. Le support technique s'en sert aussi pour communiquer des informations sur les comptes et le réseau. En particulier, si le support technique décèle un problème avec un compte, typiquement, la première action est d'envoyer un courriel d'avertissement à l'usager en question.
2. Il est important aussi de faire le ménage et de classer ses courriels.
3. Notez que des restrictions son imposées sur les pièces jointes pour des fins de sécurité.

Pour les étudiants du DIRO, l'adresse de courriel est <nom-d'usager>@iro.umontreal.ca. Cependant, pour les étudiants inscrits aux programmes suivants:

• bio-informatique (bacc., maîtrise, doctorat)
• finance mathématique et computationnelle (DESS, maîtrise)
• programme d'échange

consultez la section pour les étudiants « inscrits à des programmes autres qu'informatique ».

Si vous n'utilisez pas toujours le même ordinateur dans l'environnement Windows pour lire votre courriel, la solution la plus simple est le Webmail car votre profil d'utilisateur n'est pas transporté d'une machine à l'autre. Dans l'environnement Linux au DIRO, les logiciels conservent votre configuration. Les sections qui suivent donnent un choix de logiciels pour lire votre courriel avec leur configuration.

Le Webmail permet la lecture à partir d'un fureteur Web. Il n'y a aucune configuration particulière pour pouvoir l'utiliser et il est accessible d'essentiellement partout.

Ce logiciel sert pour la lecture du courriel et des news en mode graphique, sur UNIX, Windows ou Macintosh. Voici la configuration :

1. Définir le serveur entrant :
   • Type : IMAP
   • Serveur : imap.iro.umontreal.ca
   • Activer : SSL
   • Port : 993
2. Définir le serveur sortant (peu importe si vous êtes à la maison ou à l'université) :
   • Serveur : smtps.iro.umontreal.ca
   • utiliser votre nom d'usager et mot de passe ADS
   • Activer : STARTTLS
   • Port : 587

Outlook est un logiciel de lecture du courriel pour Windows. Voici leur configuration :

1. Définir le serveur entrant :
   • Type : IMAP
   • Serveur : imap.iro.umontreal.ca
   • Activer : SSL
   • Port : 993
2. Définir le serveur sortant (peu importe si vous êtes à la maison ou à l'université) :
   • Serveur : smtps.iro.umontreal.ca
   • NE PAS cocher SPA
   • utiliser votre nom d'usager et mot de passe ADS
   • Activer : SSL
   • Port : 465

Mais est un logiciel de lecture du courriel pour MacOS. Voici comment configurer ce logiciel :

Ouvrir les Préférences :

Aller dans la section Comptes ou Accounts (N°1), choisir l'onglet Paramètres de serveurs ou Server Settings (N°2) et entrer vos identifiants (adresse courriel du DIRO et mot de passe) et le nom du serveur: mail.iro.umontreal.ca (N°3).

mutt est un logiciel de lecture de courriel en mode terminal pour UNIX. Les utilisateurs de mutt qui désirent ne pas avoir à confirmer leur nom d'usager à chaque démarrage du logiciel peuvent mettre la commande suivante dans le fichier .muttrc dans leur répertoire usager :

set imap_user=<nom_usager>

L'index des messages sera mis à jour selon un intervalle de temps fixe de quelques minutes. Si vous désirez une mise à jour immédiate, il faut appuyer sur la touche i (cela est équivalent à cliquer sur le bouton Get new messages visant à aller chercher les derniers courriels arrivés dans Thunderbird par exemple).

Deux serveurs MX reçoivent les courriels. S'ils sont adressés à des usagers non valide, ils sont rejetés. Autrement, ils sont analysés par un vérificateur pour détecter les liens potentiellement dangereux ainsi que les pièces jointes suspectes (nom de fichier très long, extension scr, pif, bat, exe, com ou lnk). Si présente, toute pièce jointe suspecte est retirée du message, et un avertissement à cet effet est ajouté au début de celui-ci. Le message original est conservé dans un fichier de quarantaine; si le destinataire veut récupérer l'original, il peut créer une requête dans RADAR à cet effet.

Ensuite, le message est analysé pour détecter les pièces jointes qui contiennent des virus. Si c'est le cas, les caractères {Virus?} sont ajoutés au début de l'objet du message (ligne Subject). Par la suite, le message est analysé pour détecter les pourriels (spam). Si c'est le cas, les caractères {Spam?} sont ajoutés au début de l'objet du message (ligne Subject).

Attention : l'analyseur n'est pas infaillible; il peut faussement étiqueter certains messages qui ne sont pas vraiment des pourriels ou laisser passer des messages sans les marquer {Spam?}.

Une fois l'analyse par le vérificateur terminée, les courriels sont transmis au serveur IMAP de courriel du département.

Le serveur IMAP reçoit les messages analysés par le vérificateur. Sur ce serveur, il n'y a pas de filtre global pour le courriel reçu. Cependant, il est possible pour vous d'ajouter un filtre pour votre courriel si vous êtes familier avec UNIX. L'agent de livraison du courrier au DIRO est procmail. Ce système est très flexible et permet un grand nombre de traitements sur le courrier électronique reçu par les usagers.

Le fichier de configuration se trouve dans /mail/usager/.procmailrc (où usager est le nom d'usager) sur les environnements du DIRO. L'exécution de commandes dans ce fichier est restreinte sur le serveur de courrier central pour des raisons de sécurité.

procmail permet de filtrer le courrier en fonction de :

• l'auteur
• le(s) destinataire(s)
• le sujet
• le contenu
• etc.

et d'effectuer une action appropriée sur un message comme :

• le recevoir normalement
• l'éliminer (/dev/null)
• le faire suivre à une autre adresse (forward)
• le sauvegarder dans un fichier
• etc.

Pour plus d'information sur cet outil, consulter les pages manuel UNIX suivantes :

• man procmail : généralités sur procmail
• man procmailrc : le format du fichier de configuration .procmailrc
• man procmailex : des exemples d'utilisation (à lire absolument!)

Voici un exemple de fichier .procmailrc pour envoyer les messages probablement inutiles dans le fichier spam sur le serveur de courrier :

MAILDIR=$HOME/Mail

:0:
* ^X-DIRO-MailScanner-SpamScore:.*ssssss
spam

:0 :
* ^Subject:.*\{Spam\?\}
$HOME/spam

:0 :
* ^Subject:.*\{Virus\?\}
$HOME/spam

:0 :
* ^Subject:.*\{Filename\?\}
$HOME/spam

Mozilla/Thunderbird vous permet de filtrer les messages que vous recevez et, si ceux-ci ne sont pas sollicités, de les déplacer vers un dossier que vous aurez choisi puis de les effacer. Ce filtre est basé sur une analyse bayésienne (une technique d'auto-apprentissage). Cette fonction peut remplacer très efficacement le filtrage côté serveur ou être utilisé en concert avec celui-ci. Il y a en fait deux mécanismes disponibles pour le traitement des pourriels :

1. les filtres sont d'abord exécutés; la documentation est dans l'aide en ligne, section « Utiliser Mozilla Courrier et Forums > Organiser vos messages > Créer des filtres de messages »
2. le gestionnaire des indésirables : la documentation est dans l'aide en ligne, section « Utiliser Mozilla Courrier et Forums > Contrôler les courriers indésirables »

En ne définissant aucun filtre, vous pouvez utiliser le gestionnaire des indésirables pour lui apprendre quels messages mettre automatiquement de côté chaque fois que vous accédez à votre boîte aux lettres.

Il est très important d'éviter de conserver tous ses courriels dans sa boîte de réception (inbox) pour réduire l'engorgement du serveur imap. Il suffit de créer un ou plusieurs dossier (folder) et d'y déplacer les courriels appropriés. Il est bien d'éviter autant que possible les gros dossiers, en particulier ceux qui sont consultés et/ou modifiés plus fréquemment.

En plus d'autres traitement exécuté par le vérificateur, un fichier dont le nom comporte au moins deux fois un point suivi de 2 ou 3 lettres/chiffres n'est pas accepté comme pièce jointe dans le courriel, autant en entrée qu'en sortie.

Le format des adresses pour l'envoi de courriel est le suivant :

• si le destinataire a un compte au département IRO : vous mettez SEULEMENT son nom d'usager comme destination. Ex.: forestm. La plupart des usagers ont leur nom de famille suivi ou non de la première lettre du prénom comme nom d'usager (maximum 8 caractères); la liste des usagers du DIRO est accessible depuis les logiciels de courrier électronique qui peuvent utiliser un bottin en format LDAP;
• si le destinataire a un compte à l'extérieur du département : vous mettez alors l'adresse complète qu'il vous a fournie. Ex. Prenom.Nom@UMontreal.CA, info@cs.xyz.edu

Ancien système :

Pour faire suivre votre courriel, il faut inscrire les destinataires dans le fichier /mail/usager/.forward, où usager est votre nom d'usager sur les environnement du DIRO. L'exécution de commandes dans ce fichier est restreinte sur le serveur de courrier central pour des raisons de sécurité.

Nouveau système :

1. Connectez vous à mail.iro.umontreal.ca.
2. Dans le menu Paramètres (flêche descendante en haut à droite), cliquer sur Filtres puis sur le bouton “Ajouter un filtre”.
3. Donnez un nom à votre filtre.
4. Vérifiez que la condition est bien “Tous les messages entrants”
5. Dans Actions, sélectionner “Faire suivre à” et entrez l'adresse de suivi.
6. Cliquer sur “Fait”.
7. Dans le menu Filtres, cliquez sur Sauver (icone à droite du bouton “Ajouter un filtre”).
8. Cochez la case de votre filtre pour l'activer.
9. Testez votre filtre en vous envoyant un courriel.

Deux systèmes de listes de diffusion sont en vigueur: Mailman et Majordomo. Les professeurs peuvent utiliser RADAR pour demander la création de listes de diffusion. Les listes créées par Mailman peuvent être gérées et configurées dans la fenêtre d'un navigateur Web. Pour effectuer ces opérations, ou simplement pour s'abonner ou se désinscrire, il suffit d'utiliser l'interface Web.

Pour les listes gérées par Majordomo, il est possible de s'abonner à une liste de diffusion (par exemple seminaires pour les annonces de conférences, colloques, séminaires) en envoyant un message à majordomo AT iro.UMontreal.CA avec dans le corps de ce message la ligne

subscribe <nom de la liste>

où <nom de la liste> est le nom de la liste auquel vous voulez vous inscrire. Vous pouvez vous désinscrire des listes en envoyant un message à majordomo AT iro.UMontreal.CA avec dans le corps de ce message la ligne

unsubscribe <nom de la liste>

Vous partez en vacances? Vous pouvez programmer un accusé de réception automatique à vos courriels pour prévenir vos correspondants de votre absence.

Pour activer l'envoi d'un message automatique aux expéditeurs de chaque courriel, éditez le fichier /mail/usager/.forward, où usager est votre nom d'usager au DIRO, afin qu'il contienne la ligne suivante :

\usager, "|vacation usager"

Éditez aussi le fichier /mail/usager/.vacation.msg afin qu'il contienne les lignes suivantes :

Subject: de retour le 10 juillet

Bonjour,
    Je suis en vacances; de retour le 10 juillet 2011.

À votre retour, n'oubliez pas de désactiver cette fonction en tapant la commande

rm /mail/usager/.forward

ou en supprimant la ligne

\usager, "|vacation usager"

de ce fichier s'il contient autre chose que vous voulez conserver.

Posez-vous les questions suivantes:

• Lecture des messages : utilisez-vous le bon port et le bon serveur?
• Envoi de messages : utilisez-vous le bon port et le bon serveur selon votre situation?
• Y a-t-il un pare-feu activé sur le site ou la machine? Pouvez-vous le désactiver?
• Sur une station Linux, est-ce que ça fonctionne avec mutt en mode terminal?
• Est-ce que ça fonctionne avec le Webmail?